Dzisiaj zajmiemy się nie zawsze łatwym do realizacji tematem, jakim jest wynajem autokarów. Jak wynająć autokar? Czy można zaufać firmie transportowej, której stronę znaleźliśmy w internecie? A przede wszystkim jak sprawdzić, czy jest to solidna firma? Jak być pewnym, że firma nas nie zawiedzie?
Wyobraźmy sobie Piotra, który pracuje w dziale marketingu dużej firmy zajmującej się sprzedażą określonego produktu. Piotr organizuje wszelkie imprezy, rausze i eventy w swoim przedsiębiorstwie. Dlatego dwa razy w roku jest niezwykle mocno zainteresowany kwestią wynajmu autokarów, które zawiozą sprzedawców spółki na organizowany w ekskluzywnym hotelu kongres organizowany specjalnie dla nich.
Piotr od niedawna pracuje w firmie, dlatego wynajem autokarów będzie realizował po raz pierwszy. Od czego w takim razie powinien zacząć? Jak może znaleźć firmę transportową, której bez obaw będzie mógł zawierzyć przewóz pracowników swojej firmy?
Wynajem autokarów a polecenia znajomych
Od dawien dawna jedną z bardziej skutecznych metod na znalezienie podwykonawcy na określone usługi jest po prostu sprawdzenie, czy ktoś z przyjaciół bądź znajomych nie robił czegoś podobnego. Jeśli tak, to warto poprosić go o ocenę wynajętej firmy transportowej. Czy firma się sprawdziła? Czy autobus przyjechał na czas? Czy kierowca był uprzejmy i dobrze ubrany? Czy autobus dobrze się prezentował? Był zadbany, dobrej jakości – zarówno wewnątrz, jak i w środku? Czy dojechaliście bezpiecznie, a kierowca prowadził pewnie i zgodnie z przepisami?
Jeśli w odpowiedzi na te pytania Piotr od swoich znajomych usłyszy za każdym razem TAK, to moim skromnym zdaniem, powinien brać taką firmę jak w przysłowiowy dym, niezależnie od ceny. Firma sprawdzona, istnieje, macie polecenie znajomego, czegóż chcieć więcej? Dla pewności warto jeszcze sprawdzić dane firmy – od jak dawna istnieje itd. Ale o tym opowiem jeszcze za chwilę.
Jak szukać od zera firmy do wynajmu autokarów?
Jeśli Piotr nie ma znajomych, którzy korzystali z usług firmy przewozowej, to z pewnością sięgnie do wyszukiwarki Google, bo przecież obecnie jest to najszybszy sposób na znalezienie interesującej nas usługi. Jak Piotr się do tego zabierze? Jak nietrudno się domyślić, poprzez wpisanie w okno wyszukiwarki frazy “wynajem autokarów”, “przewozy autokarowe” lub – jeśli chce znaleźć lokalne firmy, np. z Gdańska – ” przewozy autokarowe gdańsk“. Pojawia się oto przed nami kilkanaście wskazań firm transportowych.
W dalszej kolejności Piotr powinien wysłać do kilku znalezionych w ten sposób firm transportowych zapytanie o wynajem autokaru. Warto podać w tym momencie dokładną datę wyjazdu i powrotu oraz oczywiście trasę – skąd planujemy wyjazd i dokąd się udajemy. Oczywiście istotna jest też liczba uczestników. Jeśli takich osób jest ok. 50, to prawdopodobnie wystarczy standardowy autokar. Natomiast jeśli jest ich więcej, to albo firma zaoferuje Ci dwa autokary bądź może się okazać, że wskazana ilość zmieści się w jednym, ale piętrowym posiadającym więcej miejsc.
Autokar standardowy
Autokar piętrowy
Pozostało czekać na odpowiedzi. Warto mieć na uwadze szybkość spływania na skrzynkę mailową odpowiedzi. Przyjmuje się, że odpowiedź na takie zapytanie powinna dotrzeć w ciągu 24 godzin od wysłania (mowa o dniach roboczych). Jest to dobrze widziane ponieważ opóźnianie się wysyłania odpowiedzi może świadczyć o braku zorganizowania i pewnym chaosie panującym w danym przedsiębiorstwie.
Jak wybrać zgłaszające się firmy?
W zależności od swojej fantazji Piotr może wysłać od kilku do nawet kilkunastu zapytań. Jeśli mamy czas, to możemy potem analizować i wybierać spośród wielu różnych firm transportowych. Doświadczenie uczy, że i tak nigdy nie odpowiedzą wszyscy zapytani przewoźnicy.
Wybierając ofertę na początku warto zwrócić uwagę na tak wydawałoby się banalne i oczywiste elementy, jak wygląd wiadomości mailowej. Jeśli ktoś odpowiada nie podpisując się imieniem i nazwiskiem, to może świadczyć o braku profesjonalizmu i o tym, że obsługa klienta u nich kuleje. Legalnie działająca firma nie obawia się w stopce maila podać swoich danych adresowych łącznie z numerem NIP, REGON czy KRS.
Podobnie jest z danymi na stronie internetowej danej firmy. W każdym firmowym serwisie www powinna znaleźć się zakładka kontakt zawierająca pełne dane firmy, łącznie z tymi rejestrowymi. Jako jedną z podstawowych kwestii mających wpływ na podjęcie decyzji jest sprawdzenie czy dany podmiot gospodarczy działa legalnie i po prostu jest zarejestrowany w odpowiednich urzędach. Sprawdzić to może w takich miejscach, jak bazie przedsiębiorców CEIDG, na stronie Głównego Urzędu Statystycznego w rejestrze REGON, czy wreszcie w wyszukiwarce podmiotów KRS na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.
Powinno się także zwrócić uwagę na to, jak długo dana firma funkcjonuje na rynku. Jeśli mamy do wyboru przedsiębiorstwo z dwuletnim doświadczeniem, a dziesięcioletnim, to które lepiej wybrać?
Poza tym warto znów posłużyć się wyszukiwarką i poszukać opinii na temat danego przewoźnika. Należy zachować zdrowy rozsądek w ocenie firmy po opiniach w sieci. Zawsze przecież może zdarzyć się ktoś niezadowolony, a często bywa i tak, że konkurencja niestety wypisuje negatywne informacje. Dlatego należy spojrzeć na to, czy firma pokusiła się na rzetelną odpowiedź na składane zarzuty. Warto także mieć uwadze to, czy jaki rodzaj opinii przeważa. Opinie w sieci na temat przewoźnika można traktować jako jeden z czynników, które mogą nam pomóc zaakceptować lub odrzucić ofertę danej firmy.
Pozostaje jeszcze kwestia ceny. Jak się przekonamy, rozpiętość cenowa tej samej usługi będzie sięgała kilkunastu, a nawet kilkudziesięciu procent. Z pewnością najtańsza oferta nie powinna być czynnikiem decydującym. Co nie oznacza, że taka firma powinna być od razu odrzucona. Może przecież być tak, że nowy podmiot na rynku na początku swojej działalności oferuje niższe od konkurencji ceny po to, żeby pozyskać klientów i po prostu znaleźć się na tym rynku.
Jednym z prostych sposobów na rozwikłanie kwestii ceny jest odrzucenie tych najniższych i tych najwyższy, a następnie wybranie wśród tych znajdujących się pośrodku. Oczywiście na uwadze należy mieć także wszystkie inne – wyżej wymienione – elementy składające się na jakość i ofertę przewoźnika.
Mając to wszystko na uwadze, teraz Piotr może podjąć wybór firmy transportowej dla swojej imprezy, opierając się nie na przysłowiowym widzimisię, tylko na znacznie bardziej racjonalnych przesłankach. Znacznie zmniejsza to prawdopodobieństwo nieprawidłowego wyboru.
Jednak wybranie właściwej firmy transportowej to jeszcze nie koniec. Wynajem autobusów wiąże się jeszcze kilkoma czynnościami formalnymi, na które powinno się zwrócić uwagę. Omawiając szczegóły wykonania zlecenie warto jeszcze zwrócić uwagę na stan techniczny autokarów, właściwe pozwolenia firmy, uprawnienia kierowców oraz zawrzeć umowę zabezpieczającą nasze interesy. Ale o tym opowiem w jednej z kolejnych części naszego bloga.
